Récupérer la TVA sur les notes de frais
Votre entreprise est assujettie à la TVA et vous vous demandez si vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais déplacement et de repas ? Cette fiche fait la synthèse des règles applicables.
- Conditions Générales pour la Récupération de la TVA
- Récupération de la TVA sur les dépenses de restaurant
- Récupération de la TVA sur les frais de déplacement
Vous avez engagé des dépenses avec votre compte personnel et vous allez faire une note de frais à votre société pour vous faire rembourser. La TVA peut être récupérable. En maîtrisant les règles et conditions de déductibilité, votre entreprise peut réduire significativement ses coûts.
Conditions Générales pour la Récupération de la TVA
Pour que votre entreprise puisse récupérer la TVA sur ses notes de frais, plusieurs critères doivent être respectés :
1. Nécessité des Dépenses pour l’Exploitation
Pour qu’une dépense soit éligible à la récupération de la TVA, elle doit être directement liée à l’exploitation de l’entreprise. Cela signifie que la dépense doit être indispensable à la réalisation de l’activité professionnelle. Par exemple, l’achat de fournitures de bureau ou de matériel informatique nécessaire pour le fonctionnement quotidien de l’entreprise entre dans cette catégorie.
Cependant, il est essentiel de pouvoir justifier cette nécessité en cas de contrôle fiscal. Une bonne pratique consiste à conserver des preuves documentaires montrant le lien entre la dépense et l’activité de l’entreprise, telles que des devis, des contrats ou des correspondances commerciales.
Exemple : Vous faite une note de frais pour un téléphone que vous avez payé il faudra justifier de l’usage professionnel. En cas d’usgae mixte (professionnel et non professionnel pour pourrez récupérer la TVa en proportion de l’usage professionnel.
2. Présence de la TVA sur la Facture
Il est impératif que la facture mentionne clairement le montant de la TVA. En l’absence de cette mention, il est impossible de recalculer la TVA a posteriori. Par conséquent, une facture non conforme peut entraîner la perte du droit à récupération. Pour éviter cela, assurez-vous que vos fournisseurs émettent des factures correctes, et en cas de doute, demandez une rectification immédiatement.
En outre, il est important de vérifier que le fournisseur est bien assujetti à la TVA. Si le fournisseur bénéficie d’un régime d’exonération, aucune TVA ne peut être récupérée, même si une facture est émise.
Exemple : Un fournisseur étranger n’applique pas la TVA sur ses factures en raison de sa localisation. Dans ce cas, l’entreprise française ne pourra pas récupérer de TVA sur ces achats, à moins qu’elle ne reverse elle-même la TVA en France selon les règles d’autoliquidation.
3. Facture au nom de l’Entreprise
La facture doit être établie au nom de l’entreprise pour que la TVA soit récupérable. Si la facture est au nom d’un salarié ou du dirigeant, la TVA ne pourra pas être récupérée, car elle sera considérée comme une dépense personnelle.
Cela pose souvent un problème pour les petites entreprises où les dirigeants utilisent leurs propres moyens financiers pour des achats professionnels. Il est recommandé, dans ce cas, de systématiquement demander des factures au nom de l’entreprise, même pour des dépenses de faible montant.
Exemple : Un dirigeant paie un repas avec un client et demande la facture à son nom personnel. Cette facture ne pourra pas être utilisée pour récupérer la TVA. En revanche, si la facture est au nom de l’entreprise, elle sera admissible. Il faudra donc fournir avec la note de frais la facture libéllé au nom de l’entreprise.
4. Identité des Participants sur les notes de Restaurant
Pour les dépenses de restaurant, la mention des noms des participants sur la note de frais est une exigence importante pour justifier le caractère professionnel du repas. Cette pratique permet d’établir le lien entre la dépense et l’activité de l’entreprise, un aspect crucial pour la récupération de la TVA.
Il est conseillé de tenir un registre des repas d’affaires, indiquant les participants, la date, le lieu et le motif du repas. Ce registre peut servir de complément aux notes de restaurant, notamment en cas de contrôle fiscal.
📢 Astuce : Pour les petites dépenses de restaurant, une simple note de restaurant inférieure à 150 € TTC peut suffire comme justificatif. Cependant, il est toujours préférable de conserver autant de détails que possible.
Récupération de la TVA sur les dépenses de restaurant
Les frais de réception, y compris les repas au restaurant, sont souvent déductibles, mais sous certaines conditions précises. La distinction entre les cas de déductibilité et de non-déductibilité est essentielle pour éviter des erreurs qui pourraient coûter cher à l’entreprise.
Cas de Déductibilité
- Invitation de clients ou de fournisseurs au restaurant : Ces repas peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une relation d’affaires. Par exemple, un déjeuner pour discuter d’un contrat ou pour renforcer une relation commerciale est un cas typique de déductibilité.
- Repas de déplacement professionnel pour les salariés ou dirigeants : Lorsqu’un salarié ou un dirigeant est en déplacement pour le compte de l’entreprise, les frais de restauration sont généralement déductibles, à condition que le déplacement soit justifié.
- Réunions professionnelles tenues au restaurant : Certaines entreprises organisent des réunions de travail ou des stages de formation au restaurant. Dans ces cas, les dépenses peuvent être déduites si elles sont documentées.
- Repas de fin d’année pour les salariés : Organiser un repas pour tous les salariés à l’occasion des fêtes de fin d’année peut être déduit à condition que l’intérêt pour l’entreprise soit démontré. Par exemple, il peut s’agir d’un moyen de renforcer la cohésion d’équipe.
Cas de Non-Déductibilité :
Frais d’hôtel pour les salariés ou dirigeants : En général, la TVA sur les frais d’hébergement est non récupérable, sauf exceptions (comme héberger des partenaires commerciaux).
Repas de midi en général : Ces frais sont souvent considérés comme des dépenses personnelles. Cependant, si un salarié ne peut pas rentrer chez lui pour déjeuner en raison d’une contrainte professionnelle, le remboursement peut être envisagé dans certains cas spécifiques.
Note : Pour les dirigeants salariés, les repas de midi sont couverts par la déduction forfaitaire de 10% et ne sont donc pas déductibles, excepté en cas de mission éloignée. Les dirigeants non-salariés peuvent se faire rembourser leurs repas dans certaines limites.
Récupération de la TVA sur les Frais d’Hébergement
La déduction de la TVA sur les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel, est un sujet complexe, généralement mal compris par les entreprises. Il existe des cas spécifiques où la TVA peut être récupérée, mais en règle générale, ces frais sont non déductibles.
Cas de Non-Déductibilité
La TVA sur les frais d’hébergement pour les salariés ou les dirigeants est généralement non récupérable. Cela inclut les nuits d’hôtel, même si elles sont nécessaires pour un déplacement professionnel. Cette règle vise à éviter que les frais de séjour, considérés comme des dépenses personnelles, ne soient supportés par l’entreprise.
Cas de Déductibilité
- Hébergement des partenaires de l’entreprise : Lorsque l’entreprise prend en charge l’hébergement de partenaires commerciaux (comme des clients ou des fournisseurs), la TVA peut être déduite. Cela s’applique particulièrement lors de visites de travail ou de séminaires.
- Hébergement du personnel de sécurité ou de gardiennage : Si l’entreprise doit héberger du personnel de sécurité dans ses locaux, la TVA sur ces frais est récupérable. Cela concerne notamment les entreprises avec des installations nécessitant une surveillance constante.
- Repas et petits déjeuners à l’hôtel : La TVA sur les repas et petits déjeuners pris à l’hôtel peut être récupérée, sous les mêmes conditions que les repas pris au restaurant. Cependant, il est crucial de bien distinguer ces frais des coûts d’hébergement, qui restent non déductibles.
Récupération de la TVA sur les frais de déplacement
Les frais de déplacement sont une composante importante des coûts d’exploitation pour de nombreuses entreprises. Néanmoins, les règles de récupération de la TVA varient considérablement selon le mode de transport utilisé.
Cas de Non-Déductibilité
- Taxi : La TVA sur les frais de taxi est généralement non récupérable. Cela s’explique par le fait que ces frais sont souvent considérés comme des dépenses personnelles ou accessoires.
- Train, avion, bus : Pour les déplacements en train, avion ou bus, la TVA n’est pas récupérable, sauf cas particuliers où le fournisseur est assujetti à la TVA française et l’indique sur la facture. location de véhicules
Cas de Déductibilité
- Parking : La TVA sur les frais de parking est récupérable à condition qu’elle figure sur le ticket de parking. Les entreprises doivent donc conserver ces tickets comme preuves.
- Péage : Le ticket de péage fait office de justificatif, et la TVA est récupérable si l’objet du déplacement est précisé. Il est recommandé d’associer chaque ticket de péage à une mission spécifique pour justifier la déduction.
Récupération de la TVA sur le Carburant
Les règles de récupération de la TVA sur les carburants ont été harmonisées en 2022 pour simplifier les démarches administratives des entreprises. Les nouvelles règles dépendent du type de véhicule utilisé.
- Véhicules de tourisme : La TVA sur le carburant est récupérable à hauteur de 80%. Cela inclut les voitures utilisées par les dirigeants ou les salariés à des fins professionnelles.
- Véhicules utilitaires : Pour les véhicules utilitaires, souvent utilisés pour les livraisons ou le transport de matériel, la TVA sur le carburant est récupérable à 100%. Cette règle s’applique aussi bien aux véhicules roulant à l’essence qu’au gazole.
La récupération de la TVA est une opportunité pour les entreprises de réduire leurs coûts. En respectant les conditions de déductibilité, votre entreprise peut optimiser ses dépenses et améliorer sa gestion financière. Chez Socic, nous vous accompagnons pour maximiser vos économies fiscales en vous aidant à bien comprendre les règles de récupération de la TVA. Contactez-nous pour un conseil personnalisé et optimisé pour vos besoins spécifiques.
