Facture acquittée : définition, mentions obligatoires et modèles gratuits
Une facture acquittée est bien plus qu'un simple document : elle prouve que le paiement d'une transaction a été effectué intégralement, offrant ainsi sécurité et transparence tant pour le client que pour le fournisseur.
- Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
- Pourquoi établir une facture acquittée est-il important ?
- Comment l’établir ?
- Que faire en cas d’absence de facture acquittée ?
- FAQ
Une facture acquittée est une facture standard comportant la mention « acquittée ». Cette mention atteste que le client a réglé intégralement le montant dû pour la transaction conclue avec le fournisseur. Elle constitue un élément essentiel pour prouver qu’un paiement a bien été effectué et est souvent utilisée dans des secteurs où la traçabilité des paiements est cruciale.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Définition comptable d’une facture acquittée
Une facture acquittée est une facture sur laquelle figure la mention « acquittée » ou « payé ». Elle est utilisée pour attester qu’un paiement a été effectué en totalité pour la transaction concernée. Cette mention peut être apposée directement sur l’exemplaire de la facture par le fournisseur, par exemple lors du règlement par chèque, virement bancaire ou carte de crédit.
👉 En comptabilité, cette mention est cruciale car elle permet de clore le dossier de paiement et d’indiquer que la dette a été honorée.
Quelle est sa valeur juridique ?
La facture acquittée possède une valeur juridique importante. Elle sert de preuve en cas de litige, attestant que l’obligation de paiement a été respectée. En cas de conflit sur une transaction, la facture acquittée est un document essentiel pour prouver que l’intégralité du paiement a été effectué, ce qui peut éviter des poursuites ou des réclamations de paiement supplémentaires. Elle permet également de clore un contrat ou une relation commerciale.
👉 Conformément à l’article 1342-8 du code civil le paiement se prouve par tout moyen et présenter une facture mentionnant « facture acquitté » est un moyen fort de justifier du paiement.
Pourquoi établir une facture acquittée est-il important ?
Son rôle dans les transactions commerciales
La facture acquittée assure une transparence dans les transactions commerciales. Elle confirme que le client a réglé sa dette et que le fournisseur a bien reçu le paiement. Dans un environnement professionnel, ce document est essentiel pour la gestion de la comptabilité des deux parties et garantit que toutes les obligations financières ont été respectées. Elle facilite également le suivi des créances et des dettes.
Les situations où elle est recommandée et nécessaire (marchés publics, BTP, etc.)
Il n’est pas obligatoire d’établir des factures acquittées mais dans certaines situation elle est fortement recommandée pour éviter les litiges.
- Pour les paiements en espèce, par exemple
- Dans des secteurs réglementés comme les marchés publics ou le bâtiment (BTP). Par exemple, dans les marchés publics, la facture acquittée peut être exigée avant de procéder à un remboursement ou à un paiement d’une subvention. Dans le BTP, elle est souvent demandée pour clore une opération de sous-traitance ou un chantier.
Comment l’établir ?
Les mentions obligatoires : ce que dit la loi
Pour qu’une facture acquittée soit valide, elle doit contenir plusieurs mentions obligatoires :
- La mention « acquittée » ou « payée » inscrite clairement.
- La date et le mode de paiement (chèque, virement, espèces, etc.).
- Le montant total payé.
- La référence de la facture initiale.
- Le nom et l’adresse des deux parties (vendeur et acheteur).
- La date d’émission de la facture acquittée.
Ces éléments permettent de garantir la conformité du document aux exigences fiscales et légales.
Modèle de facture acquittée à télécharger
Il existe plusieurs modèles de facture acquittée disponibles en ligne, que ce soit sous forme de document Word, Excel ou PDF. Ces modèles peuvent être personnalisés en fonction des informations spécifiques à chaque transaction. Télécharger un modèle prêt à l’emploi peut être une solution rapide et pratique pour générer une facture acquittée conforme. Néanmoins nous vous conseillons fortement d’utiliser un outil de facturation en ligne, cela vous fera gagner du temps et surtout sécurisera les informations obligatoires à porter sur les factures.
Étapes pour rédiger une facture acquittée conforme
- Rédiger la facture de base : Incluez toutes les informations relatives à la transaction, telles que la description des biens ou services, la quantité, le prix unitaire, les taxes applicables, et le montant total à payer.
- Ajouter la mention « acquittée » : Indiquez clairement la mention « acquittée » sur la facture ainsi que la date de paiement.
- Indiquer le mode de paiement : Précisez si le règlement a été effectué par chèque, virement bancaire, carte de crédit, ou tout autre mode de paiement.
- Conserver une copie pour les archives : Il est important de conserver une copie de la facture acquittée à des fins de comptabilité et pour prouver l’acquittement de la dette en cas de litige.
Durée de conservation des factures acquittée
En vertu de l’article L123-22 du Code de commerce, les entreprises doivent conserver leurs factures pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable auquel elles se rapportent. Cette obligation s’applique à toutes les factures émises ou reçues dans le cadre de l’activité professionnelle, qu’elles soient papier ou électroniques.
Il est essentiel de respecter cette durée de conservation, car les factures peuvent être sollicitées lors d’un contrôle fiscal ou pour toute autre démarche légale. La conservation des factures permet également de justifier des dépenses ou des recettes dans le cadre de la comptabilité, et d’éviter des sanctions en cas de vérification.
Que faire en cas d’absence de facture acquittée ?
Preuves alternatives pour justifier un paiement
Si une facture acquittée n’est pas disponible, il existe d’autres moyens de justifier qu’un paiement a bien été effectué. Par exemple, un relevé bancaire, une copie de virement bancaire, un reçu de paiement ou une confirmation de paiement par le fournisseur peuvent être utilisés pour prouver que la dette a été réglée. Toutefois, ces documents ne possèdent pas la même force probante qu’une facture acquittée, qui est plus officielle et conforme à la réglementation.
Il est éventuellement possible de demander à votre expert comptable de fournir une attestation de paiement.
Règlements par virement, carte bancaire ou chèque
Lorsqu’un paiement est effectué par virement, carte bancaire ou chèque, il est important de conserver les justificatifs de transaction. Ceux-ci servent de preuves de paiement en l’absence de facture acquittée. Il est également recommandé de demander une confirmation de réception du paiement par le fournisseur pour éviter toute ambiguïté.
FAQ
Quelle est la définition d’une facture acquittée ?
Une facture acquittée est une facture sur laquelle est apposée la mention « acquittée » ou « payée », indiquant que le paiement a été effectué en totalité par le client.
Comment rédiger une facture acquittée ?
Pour rédiger une facture acquittée, il faut inclure les informations classiques d’une facture (nom, adresse, détails de la transaction), puis y ajouter la mention « acquittée » et préciser la date et le mode de paiement.
Quels sont les risques d’un paiement sans facture acquittée ?
Sans facture acquittée, il peut être difficile de prouver qu’un paiement a bien été effectué. Cela peut entraîner des malentendus ou des conflits juridiques, surtout en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.
La facture acquittée est-elle obligatoire pour toutes les transactions ?
Non, la facture acquittée n’est pas obligatoire pour toutes les transactions. Toutefois, dans certains secteurs comme les marchés publics ou le BTP, elle est indispensable pour valider le paiement et clore la transaction.
En résumé, la facture acquittée est un document important pour attester qu’une créance a été réglée, tant d’un point de vue juridique que comptable. Elle permet de garantir la transparence des paiements et de sécuriser les transactions commerciales.
